Как правило, Ваше время на зарубежной выставке приобретает особенную ценность и требует специального планирования и моделирования Вашего пребывания в стране.
Предлагаем, основываясь на собственном, более чем 10-ти летнем опыте, несколько советов, которые вероятно помогут Вам эффективно спланировать своё участие в зарубежной выставке.

1. Попытайтесь сначала мысленно, а затем на бумаге тщательно смоделировать Вашу поездку, уделив особое внимание планированию Вашего времени на выставке. Прежде всего, рекомендуем составить список целей, обязательно включив в него не только цели служебного характера, но и личного (это может быть необходимо Вам в случае, если Вы желаете посетить какой-либо музей, театр, ознакомиться с городом, т.к. это в свою очередь тоже требует планирования и моделирования).
Поручите Вашему ассистенту собрать как можно больше детальной информации о предстоящей поездке и внимательно ознакомьтесь с ней. Особое внимание уделяйте информационным материалам о выставке.

2. Составьте список экспонентов, стенды которых Вы планируете посетить и разделите его на 3 группы:
1 группа. Экспоненты, посещение которых обязательно в любом случае.
2 группа. Экспоненты, посетить которых желательно.
3 группа. Экспоненты, которых можно посетить в случае, если останется время.

3. По каждой из групп экспонентов рекомендуем составить список вопросов, которые Вас интересуют, а также мысленно представить Ваш разговор в целом.
Оцените, сколько времени он может занять, при этом желательно добавить к этому времени возможные потери в случае, если на стенде экспонента будет много посетителей или же специалист, интересующий Вас, будет по какой-либо причине отсутствовать на месте и т.д.

4. Далее можно составить как минимум 2 сценария: пессимистический, исходя из минимального количества стендов, которые Вы точно успеете посетить, и реалистический, исходя из наиболее вероятного количества стендов, которые Вы успеете посетить. Отталкиваясь от пессимистического сценария, выделите наиболее важных для Вас экспонентов и запланируйте их посещение в самом начале Вашего посещения выставки. А также, рекомендуем связаться с ними и постараться договориться о встрече заранее.

5. При посещении стендов не старайтесь собирать как можно больше каталогов и брошюр, спросите у экспонентов, есть ли эта информация в электронной форме, на СD или DVD, если нет, то попросите их выслать Вам информацию по электронной почте. 6. Если Вам во время бесед с экспонентами необходимо делать заметки, то хорошо использовать Ваш ноутбук или специальный записной блокнот. Возможен вариант, что персонал на стенде не сможет дать Вам нужную информацию, в таком случае не теряйте времени и постарайтесь найти то конкретное контактное лицо, к кому можно подойти с этим вопросом после выставки. С разрешения персонала экспонента на стенде можно использовать фото и видео запись.

7. Если Вас очень интересует программа мероприятий выставки (деловые встречи, семинары, конференции), то желательно связаться с организаторами заранее. В случае, если несколько семинаров проходят в одно и то же время, то можно разделить их с Вашими коллегами, учитывая для каждого тематику и приоритет вопросов. Потом собранную каждым в отдельности информацию можно будет обсудить и составить отчет для целой компании.

8. В большинстве случаев у Вас будут спрашивать визитку, поэтому нужно иметь их в достаточном количестве, желательно на языке экспонента. Иногда ответ, что визитки закончились, может быть трактован так - Вы не хотите иметь дело с этой компанией, и рассчитывать на получение Вами нужной информации уже не приходится.

9. Для лучшего планирования Вам потребуется не только карта города, но и план выставки. Хождение по выставке без четких ориентиров и плана может быть не только утомительным занятием, но и заставит Вас потерять много времени впустую.
Вечером вспомните Ваш выставочный день и постарайтесь проанализировать насколько успешным он был, что было не так, как Вы предполагали, что завтра нужно сделать иначе и мысленно продумайте, промоделируйте деталях Ваш завтрашний день.

http://vkontakte.ru/spexpoeu